Política de privacidad

Última actualización: 9 de octubre de 2026

1. Quién es el responsable

El responsable del tratamiento de los datos personales es BioBrains, S.L., sociedad en constitución con domicilio en Madrid (España), spin-off de la Fundación para la Investigación Biomédica del Hospital Clínico San Carlos y de la Universidad Complutense de Madrid.

Para cualquier cuestión sobre privacidad puedes escribirnos a admin@epistemai.net.

2. A qué se aplica esta política

Esta política se aplica a la web www.epistemai.net y a la plataforma EpistemAI (en adelante, la «Plataforma»).

3. Usuarios individuales e institucionales

Usuarios individuales. Si usas la Plataforma a título personal, BioBrains es responsable del tratamiento de tus datos.

Usuarios institucionales. Si accedes a través de un hospital, universidad u otra institución que ha contratado EpistemAI, esa institución es responsable del contenido que introduces, y BioBrains lo trata por su cuenta como encargado del tratamiento, según el contrato firmado entre ambas. BioBrains sigue siendo responsable de los datos necesarios para gestionar tu cuenta, la seguridad del servicio, la facturación y la mejora del producto.

4. Qué datos tratamos

Si visitas la web o nos escribes

• Los datos que nos facilites al contactar con nosotros o solicitar información: nombre, correo electrónico, institución y el contenido de tu mensaje.
• Datos técnicos necesarios para el funcionamiento y la seguridad de la web, como la dirección IP y el tipo de navegador.

Si usas la Plataforma

• Datos de identificación y contacto: nombre, apellidos, correo electrónico, institución, cargo o especialidad.
• Datos de acceso: credenciales, que se guardan cifradas, y registros de inicio de sesión.
• Datos de uso: qué módulos utilizas, proyectos creados, documentos exportados, fechas y horas, tiempos de respuesta, errores y las valoraciones que hagas de las respuestas.
• Contenido: los textos, documentos y proyectos que introduces o generas.
• Comunicaciones de soporte y, en los planes de pago, datos de facturación.

Datos de pacientes

EpistemAI es una herramienta de apoyo metodológico y documental a la investigación. No debes introducir datos que permitan identificar a pacientes, como nombres, números de historia clínica, documentos de identidad o combinaciones de datos que permitan reconocer a una persona, salvo que tu institución lo haya acordado expresamente por escrito con BioBrains y se apliquen las medidas específicas previstas en ese acuerdo.

5. Para qué usamos los datos y con qué base legal

• Prestar el servicio y gestionar tu cuenta. Base legal: ejecución del contrato o de las condiciones de uso (art. 6.1.b RGPD).
• Responder a tus consultas y solicitudes de información o de soporte. Base legal: tu solicitud y, en su caso, la ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD).
• Mantener la seguridad del servicio, prevenir usos indebidos y resolver incidencias. Base legal: interés legítimo (art. 6.1.f RGPD) y, cuando proceda, obligación legal (art. 6.1.c RGPD).
• Medir y mejorar el producto con datos de uso seudonimizados, sin analizar el contenido que introduces. Base legal: interés legítimo en mejorar el servicio (art. 6.1.f RGPD).
• Informar a tu institución sobre el uso de la Plataforma en pilotos y licencias institucionales. Por defecto, estos informes son agregados; solo se comparte actividad individual si así se ha acordado con la institución y se te ha informado antes. Base legal: ejecución del contrato con la institución e interés legítimo (art. 6.1.b y 6.1.f RGPD).
• Enviarte novedades sobre EpistemAI. Base legal: tu consentimiento (art. 6.1.a RGPD), que puedes retirar en cualquier momento.
• Facturación y cumplimiento de obligaciones contables y fiscales. Base legal: obligación legal (art. 6.1.c RGPD).

6. Inteligencia artificial

• La Plataforma utiliza modelos de inteligencia artificial para generar respuestas y documentos. Estos resultados pueden contener errores y deben ser revisados por el usuario.
• El contenido que introduces se procesa con modelos que se ejecutan en infraestructura controlada por BioBrains en España.
• No utilizamos tu contenido para entrenar modelos de inteligencia artificial sin tu consentimiento expreso o, si eres usuario institucional, sin la autorización de tu institución.
• No tomamos decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos sobre ti o te afecten de forma significativa.

7. A quién comunicamos los datos

No vendemos datos personales. Solo los compartimos en estos casos:

• Con proveedores que nos prestan servicios necesarios, como alojamiento, correo electrónico, soporte técnico o gestión contable. Actúan como encargados del tratamiento, con un contrato que les obliga a proteger los datos y a usarlos solo siguiendo nuestras instrucciones. Puedes pedirnos la lista actualizada en admin@epistemai.net.
• Con tu institución, si eres usuario institucional, en los términos del apartado 5.
• Con administraciones públicas, jueces y tribunales, cuando exista una obligación legal.

8. Transferencias internacionales

Tratamos los datos dentro del Espacio Económico Europeo. Si algún proveedor tuviera que acceder a ellos desde fuera, lo haremos solo con las garantías que exige el RGPD, como una decisión de adecuación de la Comisión Europea o cláusulas contractuales tipo.

9. Cuánto tiempo conservamos los datos

• Cuenta y contenido: mientras la cuenta esté activa. Tras su cierre, se eliminan en un plazo de 30 días. Las copias de seguridad se sobrescriben en un máximo de 90 días.
• Consultas recibidas a través de la web: el tiempo necesario para atenderlas y, como máximo, 12 meses, salvo que pases a ser usuario.
• Registros de seguridad y acceso: 12 meses.
• Datos de uso seudonimizados: 24 meses.
• Datos de facturación: el plazo exigido por la normativa mercantil y fiscal.

10. Tus derechos

Puedes ejercer tus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad escribiendo a admin@epistemai.net, con el asunto «Protección de datos». Si eres usuario institucional, también puedes dirigirte a tu institución.

Si consideras que no hemos atendido correctamente tus derechos, puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos en www.aepd.es.

11. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo: control de acceso y autenticación, separación de los datos por proyecto e institución, cifrado de las comunicaciones, registros de actividad, copias de seguridad y acceso del personal limitado a lo imprescindible.

12. Cookies

Utilizamos las cookies técnicas necesarias para que la web y la Plataforma funcionen, por ejemplo para mantener tu sesión iniciada. Estas cookies no requieren consentimiento. Si en algún momento utilizamos cookies analíticas o de terceros, te pediremos antes tu consentimiento.

13. Menores

EpistemAI está dirigida a profesionales, investigadores y estudiantes mayores de 18 años.

14. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política. Si los cambios son relevantes, te avisaremos por correo electrónico o mediante un aviso en la Plataforma.